Das System ist wie Überseecontainer für Ihr Büro. Standardisiert, farbig und es beschleunigt den Umlauf.
Mappei ist ein Ordnungssystem, das auf Mappen statt Ordner setzt. Das ist einfach und übersichtlich und wesentlich ausgereifter als zum Beispiel das Noguchi System. Vor allem, wenn Sie auf das digitale Büro umstellen wollen. Mappei unterstützt zudem den one-piece flow.
Es ist ein Ablage- und Organisationssystem nach dem Loseblattprinzip. Die Blätter werden wie in einer Hängeregistratur aufbewahrt – keine Hebelmechanik und Locher mehr. Die Mappen sind schlicht aus Karton. Ohne Bügel oder Klammern. Das macht sie leicht und dünn.
Sortierung mit Farben
Es gibt verschiedene Möglichkeiten eine solche Mappe zu kennzeichnen, nämlich durch die Farbe und die Position des Reiters. Beides ist visuell, und man kann auf einen Blick erkennen, um was es sich handelt.
Jede Mappe wird mit einem Reiter beschriftet. Wer sehr akkurat ist, macht dies mit einem Labelwriter/Beschriftungsgerät und transparentem Band. Alle anderen nehmen den beiliegenden Stift.
Insgesamt gibt es zwölf verschiedene Farben. Mit den Farben kann man Kategorien schaffen, zum Beispiel Lieferanten gelb, Kunden blau und Mitarbeiter rot.
Der Reiter wird an der richtigen Stelle auf die Mappe geklebt. Auf jeder Mappe sind verschiedene Einteilungen aufgedruckt. Kunden wird man nach der A-Z Methode beschriften. Lieferanten wohl auch. Aufträge numerisch nach der Auftragsnummer.
Wer lieber nach Wochen(1-52), Monaten(1-12) oder Tagen(1-31) plant, findet auch hier ein fertiges Raster.
Wem Farbe und Position nicht ausreichen, der kann seine Unterlagen noch mit sogenannten Leitkarten voneinander trennen.
Sollte auch das nicht reichen, kann man sie in verschiedenen Boxen sortieren.
Wo ist nun der Vorteil zum Ordner? Sie haben immer alle Mappen im Blick, den Ordner müssen Sie erst aufschlagen und durchblättern, um zu sehen, was sich darin befindet.
Soweit zum System, doch warum soll das nun Lean sein?
Alles was zusammen gehört und nicht mehr
Ist Ihr Büro lean, dann ist auch der Fluss der kleinsten Einheit eine Selbstverständlichkeit. Sie geben also immer nur eine (produzierte/bearbeitete) Einheit an Ihren Kollegen weiter. Die Losgröße ist eins.
Beispiel: Sie bearbeiten ein Angebot, wenn dies fertig ist, geben Sie es sofort weiter und bearbeiten das Nächste.
Digital ist das leicht. Jedes Angebot ist ein Dokument. Wenn Sie fertig sind, schließen Sie das Dokument und machen mit dem nächsten weiter. Ihr Kollege sieht am neuen Dateinamen, dass Sie fertig sind.
Und analog? Das Angebot ist im Ordner Angebote 2014, reichen Sie den doch weiter.
Stop. Ein Ordner ist nicht one-piece-flow. Denn es ist nicht nur ein Angebot darin, sondern viele. Typische Losfertigung. Lean ist das nicht, doch eine verschwendungsreiche Lösung ist in Sicht:
- Sie stecken das Angebot aus dem Ordner in eine Klarsichthülle. (Unnötige Umsortierung)
- Noch schnell beschriften (auch unnötig)
- Nachher darf man nicht vergessen, das Papier wieder in den Ordner zu sortieren. (Fehlerquelle)
- Wo waren nochmal die Klarsichthüllen und Klebezettel? (Suchen)
Bei Mappei ist die kleinste Einheit mit Absicht klein. One-Piece-Flow ist gewünscht. In jeder Mappei- Mappe sollte immer nur ein Vorgang sein.
So sieht das mit dem neuen System aus:
Sie nehmen die Mappe mit dem Angebot aus der Ordnungsbox und legen Sie auf den Tisch des nächsten Bearbeiters. Wenn es super organisiert ist, hat Ihr Kollege eine extra Fläche oder Ordnungsbox dafür.
Die Vorteile?
- Sie haben eine Mappe für ein Angebot. Das Angebot bleibt stets in dieser Mappe. Klarsichtfolien braucht es nicht.
- Sie beschriften nur einmal.
- Das System ist auf die kleinste mögliche Einheit ausgelegt.
Mappei setzt Standards und die passen meistens.
Die Leute von Mappei haben sich allerlei Gedanken gemacht, das passt wie ein A4 Blatt in einen B4 Umschlag.
Die Ordnungsboxen haben Griffe. Doch das sind nicht nur Griffe sondern auch gleichzeitig die Halterungen für Registerschubladen. Das heißt die vorhandenen Möbel können i. d. R. weiter genutzt werden. Hängemappen raus, Ordnungsboxen mit Mappen rein.
Genauso können die Boxen in Regalen verstaut werden oder auf Tischen stehen, ohne dass Stapel entstehen.
Alles ist im Querformat. Ist anfangs ungewohnt, aber sehr praktisch. Die Dokumente stehen stabiler (auch dank der Seitenklappen der Ordnungsmappen), und man hat mehr Platz für die Beschriftung.
Da nichts gelocht wird, braucht man keine Locher, logisch. Man braucht aber auch keine Klarsichthüllen mehr für Dinge, die man nicht lochen darf.
Klarsichthüllen wurden erfunden, um kleine Einheiten zusammenzufassen, braucht’s auch nicht mehr, dafür gibt es die Mappen. Auch CDs und Broschüren können in der Mappe verstaut werden, und zwar ohne zusätzliches Zubehör.
Das machen wir doch selbst. Lieber nicht.
Klar kann der Azubi so etwas zusammenbasteln. Hängeregister haben wir auch noch hunderte im Lager. Wir machen unser eigenes Mappei!
In den USA haben alle diese Mappen, wir bestellen die einfach aus den USA. Legal und Letter Formate statt DIN A4? Naja, da schneiden wir ein Stück ab.
Ist eine nette Idee und der Azubi wird sicher lange beschäftigt sein, doch genau das ist das Schöne an Mappei: Alles passt schon von vornherein.
Die haben sich echt was dabei gedacht, vor allem beim Zubehör. Noch ein paar Beispiele:
- Sie brauchen dickere Mappen weil die Unterlagen besser geschützt werden sollen? Kein Problem.
- Ihre Handschrift ist grausam und Sie wollen hunderte Mappen beschriften? Mit der Druckvorlage können ganze Bögen beschriftet werden. Wird es wirklich umfangreich, kann das auch direkt von Mappei gemacht werden.
- Sie lieben die Transparenz von Klarsichtfolien – dafür gibt es durchsichtige Mappen aus Kunststoff.
- Mit eierschalengelben Pappen in einer Plastikbox kann ich nicht zum Kunden! Dafür gibt es eine edlere Version.
Sie werden weniger Papier haben, nicht mehr.
Sie planen in den nächsten Jahren / Monaten papierlos zu werden! Gut! Und deshalb brauchen Sie kein neues papiergebundenes System, sondern nur ein ordentliches Dokumentenmanagement-System?
Sicher, die Zukunft wird zunehmend digitaler und es wird immer weniger Papier benötigt.
Doch für visuelles Management eignen sich die Mappen gut und sie fließen leicht durch ein Büro oder eine Produktion.
Vieles läuft schon digital und wird nicht mehr ausgedruckt. Doch das eine oder andere Dokument braucht man dennoch.
Beispiel: Im Fuhrpark haben Sie alle Unterlagen wie Handbücher und Anleitungen digital, doch den Fahrzeugbrief würde ich nicht scannen und schreddern.
Früher gab es nur Papier, viel Papier. Dafür brauchte man große Ordner. Heute sind die dicken Wälzer in PDF und man hat wenig Papier, meist nur noch die wichtigsten Dinge.
Gibt’s da auch was von Classei?
Neben Mappei gibt es auch noch die Firma Classei, die ein sehr ähnliches System anbieten. Daher treffen die Lean Überlegungen auf beide System gleichermaßen zu.
Ich selbst habe mich für Mappei entschieden, quasi das Original, und nur deren System getestet. Daher bin ich etwas davon beeinflusst.
Wenn es so toll ist, warum kenne ich dann keinen, der es macht?
Das kann ich auch nicht sagen. In einer Firma habe ich das System in einer Abteilung gesehen. Privat wird es wohl nicht so häufig verwendet, da es doch leichter ist, beim nächsten Einkauf ein paar Ordner mitzunehmen, als in ein ganz neues System zu investieren, welches nur beim Hersteller zu beziehen ist.
Hat man damit einmal angefangen und das System verstanden, ist man begeistert, wie zum Beispiel Ivan Blatter oder auf imgriff.com hier und hier. Etwas muss dran sein an Mappei, denn die Firma setzt viel auf Weiterempfehlungen(pdf) von zufriedenen Anwendern.
Für alle die es ganz genau wissen möchten, es gibt sogar ein Buch über Mappei*.
Ich will Hilfe bei der Umsetzung
Bei Mappei nennen sich die Mitarbeiter im Außendienst Organisationsberater. Ein solcher Berater kommt zu Ihnen in die Firma und zeigt das Mappei System. Sie zeigen Ihm Ihre Aktenberge und er macht einen Vorschlag, wie man das mit dem Mappei-System organisiert bekommt.
Klar ist er ein Verkäufer und natürlich will er Ihnen das System verkaufen, das bestreitet niemand. Doch hilft er auch mit Tipps und Vorschlägen, wie man es gut macht. Best Practice sozusagen.
Da diese Leute den ganzen Tag nichts anderes tun, wissen sie Bescheid über Aktenpläne, Nötiges und Unnötiges und wie man das ganze effizient einsetzt. Alles in allem war ich sehr zufrieden mit meinem Mappei-Berater.
Persönliche Erfahrung bei der Umsetzung
Sie wollen das ganze einmal probieren und haben einen Lieferung von Mappen, Boxen und Leitkarten im Büro stehen.
Doch der Karton steht nach zwei Wochen immer noch im Büro. Klar, one-piece-flow und solche Dinge, doch Sie sind nicht dazu gekommen. Und mit den Ordnern läuft’s doch auch noch ganz gut?
Ein neues System bedeutet Veränderung, und die muss gewollt werden. Sicher hat es Vorteile, doch am Anfang ist es ungewohnt, und man sieht die Vorteile nicht.
Vielleicht muss man sogar anfangen, alte Unterlagen umzusortieren. Das braucht Zeit, und dann hat man noch Ordner, also werden manche Sachen weiterhin gelocht und in der Übergangsphase zwei Systeme gepflegt.
Wie schaffe ich dann einen guten Übergang?
8 Tipps für einen reibungslosen Wechsel
Die Vorteile habe ich verstanden. Ich will’s probieren, wie fange ich am besten an? Dazu 8 Tipps von Mappei-Geschäftsführer Jürgen Jung:
- Fangen Sie in einer Abteilung an. Besser klein und radikal als zu groß und herzlos.
- 5S Workshop. Läuten Sie ein neues Zeitalter ein. Nach der 5S Aktion werden ihre Ordner schon leerer sein. Dann fällt die Umstellung auf ein neues System deutlich leichter.
- Lassen Sie sich helfen. Der Organisationsberater unterstützt Sie auch bei der Einrichtung. Fragen Sie nach, wenn Sie sich unsicher fühlen.
- Weniger ist mehr. Reiter in 4 bis 6 verschiedenen Farben, zwei Arten von Ordnungsmappen und einige Ordnungsboxen. Sie wollen aufhören sich zu verzetteln und nicht schon wieder damit anfangen. Nachkaufen geht immer.
- Legen Sie konsequent für alle Informationen eine Mappe an. Auch für kleine Notizen – Mappei hat auch wiederverwendbare Mappen – eine verlorene Information kann Sie evtl. einen Auftrag o. ä. kosten.
- Legen Sie Aktionsmappen (aus Kunststoff) nur an, wenn Sie wissen, dass sich der Vorgang später wieder auflöst. Legen Sie Kartonmappen an, wenn Sie immer wieder auf diese Informationen zugreifen möchten oder müssen.
- Genießen Sie die gewonnene Zeit, und freuen Sie sich über die Gewissheit, dass Sie alle Informationen jederzeit im sofortigen Zugriff haben.
- Für Menschen, die sich zunächst einlesen möchten, gibt es sogar ein Buch über die Methode*.
Fazit: Aller Anfang ist schwer, doch es zahlt sich aus
Die Umsetzung kann Ihnen keiner abnehmen. Das Mappei-System ist durchdacht und unterstützt Lean, weil es standardisiert ist, one-piece-flow quasi eingebaut hat und durch die Farben und Reiter visuell arbeitet. Auch wenn Sie zunehmend papierloser werden möchten, unterstützt Mappei Sie dabei.
Doch anwenden und pflegen müssen Sie es selbst. Genauso wie ordentliche Ordner. Die Mappei-Berater geben einen Kick und Hilfe. Machen müssen Sie dann selbst.
Offenlegung: Im Rahmen einer Studie zu „Mappei in der Uni“ hat mir die Firma Mappei ein kostenfreies Set zur Verfügung gestellt.
Quellen: Titelbild von Pixabay | Bild im Text von Mappei | * = Affiliate Link
Setzen Sie das Mappei System ein; welche Erfahrung haben Sie damit?
MAPPEI says
Und noch ein Tipp:
Wenn Sie MAPPEI noch nicht kennen und beruflich testen wollen, können Sie aktuell ein kostenloses „Geschenk(t)-Paket anfordern.
Weitere Informationen und das Bestellformular finden Sie auf http://www.mappei.de/geschenkt-paket/.
Roman Ungern-Sternberg says
Hallo,
vielen Dank für den Tipp.
Gruß
Roman