• Start
  • Über
  • Blog
  • Kontakt

DiszipLean

Lean in Produktion und Dienstleistung. Tipps, Werkzeuge und Vorlagen

Weil es einfach besser ist.

Eigene Datengrafiken erstellen mit Visio & Excel

12. Oktober 2015 von Roman Ungern-Sternberg

 

Mit Visio kann man komplizierte Dinge, Layouts und Pläne auf einfache Art und Weise darstellen. Dabei ist es wesentlich mächtiger als z.B. PowerPoint. Wertströme würde ich z.B. immer in Visio zeichnen. Allein schon um die Pläne dann einfach plotten zu können.

Häufig möchte man die einzelnen Symbole (Shapes) mit zusätzlichen Informationen versehen. Wie man solche Datengrafiken erstellt, zeigt dieser Beitrag.

Datengrafiken automatisch erstellen

Dafür gibt es viele Tutorials, Videos und Anleitungen, zum Beispiel bei:

  • Office.com
  • Nochmals office.com
  • Youtube
  • Video2Brain

Vieles kann man mit den eingebauten Datengrafiken abbilden, aber eben nicht alles. Vor allem, wenn die Positionierung wichtig ist, geht es mit einer eigenen Grafik oft leichter.

Ziel des Beitrags

Ziel ist es, eine einfache Datengrafik zu erstellen, in der eigene Datenfelder angezeigt werden. Das Titelbild zeigt das fertige Beispiel.

Excel Datei vorbereiten

Erstellen Sie eine Excel Tabelle mit den gewünschten Daten. Am besten formatieren Sie die Daten als Tabelle. Bennen Sie die Spalten so, wie die Felder später in Visio heißen sollen:

240-Excel-Daten

Achten Sie darauf, jedem Datensatz eine eindeutige Nummer zuzuweisen (hier: ID).

Visio vorbereiten

In Visio muss das Menü Entwicklertools aktiviert sein, um alle später benötigten Felder anzeigen zu lassen.

250-Entwicklertools

Klicken Sie dazu auf einem vorhandenen Menüpunkt mit der rechten Maustaste und wählen Sie Menüband anpassen…

260-Menu-anpassen

Im Dialogfenster setzten Sie einen Haken vor Entwicklertools.

270-Optionen-Menuband

Shape erstellen

Erstellen Sie eine Skizze mit allen Feldern. Am besten schreiben Sie Beispieldaten in die Rechtecke um die Größe der Felder besser schätzen zu können. Ich habe alle Felder, die später dynamisch, also mit der Datenbank verlinkt, sein sollen fett gemacht. Die Beispielskizze besteht nur aus unterschiedlich großen Rechtecken.

Skizze gruppieren und Datenfelder hinzufügen

Anschließend markieren Sie die ganze Skizze und gruppieren diese über Rechtsklick >> Gruppieren >> Gruppieren. Dadurch entsteht eine neue, zusammenhängende, Figur.

010-Gruppieren

Klicken Sie das neue, gruppierte, Shape an und lassen Sie die Shape Daten anzeigen. Daten >> Shape-Daten…

020-Shape-Daten

Wie Sie sehen, sind noch keine Shape Daten verknüpft:

030-Shape-Daten-definieren

Shape Daten definieren

Achten Sie darauf, dass immer noch das neue Shape markiert ist und fügen Sie die Shape Daten hinzu: Rechtsklick im Fenster Shape Daten: Shape-Daten definieren…

040-Shape-Daten-Dialog

Definieren Sie alle Daten (Spalten), die Sie aus Excel übernehmen möchten. Im Feld Beschreibung können Sie einen selbstgewählten Namen vergeben, dieser wird angezeigt. Im Feld Name vergeben Sie den Namen, der später auch in der Excel Tabelle als Überschrift verwendet werden soll. Um es einfach zu halten, habe ich bei Beschreibung und Name dasselbe eingetragen. Im der Liste Typ wählen Sie den Datentyp aus. Dieser sollte mit dem Datentyp in Excel übereinstimmen.

Bestätigen Sie den Dialog mit OK.

Felder einfügen & Verbinden

Nun müssen die Shape Daten noch in den Shapes angezeigt werden.

Klicken Sie die neu gruppierte Form an und merken Sie sich die Nummer, die am Rand des Shape Daten Fensters angezeigt wird. (Im Bild ist es Nr. 38). Damit die Nummer angezeigt wird, darf das Fenster nicht „angedockt“ sein.

050-Definierte-Daten

Nun klicken Sie einmal um das neue Shape (die Gruppe) zu markieren und ein zweites Mal (kein Doppelklick) um das Rechteck innerhalb der Gruppe zu markieren.

060-Klick

Klicken Sie ein weiteres Mal um den Text zu bearbeiten:

070-Nochmals-Klick

Nach einem Rechtsklick wählen Sie Feld einfügen…

080-Feld-Einfuegen

Im erscheinenden Dialog klicken Sie im Bereich Kategorie auf Benutzerformel.

Im Textfeld Benutzerdefinierte Formel verweisen Sie nun auf die vorhin definierten Shape Daten, geben Sie ein:

=Sheet.38!Prop.Bestand

und bestätigen Sie den Dialog. Mit dieser Formel verweisen Sie auf die Eigenschaft (Property, kurz Prop) Bestand (so haben wir das Feld genannt) im Sheet Nr. 38 (diese Zahl haben wir weiter oben abgelesen).

090-Feld-Formel

Wiederholen Sie diese Schritte für alle Felder die Sie mit den Shape Daten verknüpfen möchten.

Shape der Schablone hinzufügen

Wenn Sie nun die Shape Daten ändern, werden diese im Shape angezeigt:

100-Beispieldaten

Klicken Sie links auf Weitere Shapes > Dokumentenschablone anzeigen.

110-Dokumentenschablone-anzeigen

Nun ziehen Sie das neu erstellte Shape in die Dokumentenschablone. Dabei verschwindet es vom Zeichenblatt.

Daten mit Shape verknüpfen

Klicken Sie auf Daten > Daten mit Shapes verknüpfen.

 

120-Shape-Ablegen 130-Daten-verknuepfen

Wählen Sie Microsoft Excel:

140-Datenauswahl

Hier wählen Sie die gewünschte Arbeitsmappe:

150-Arbeitsmappe-waehlen

Und anschließend das Arbeitsblatt:

160-Arbeitsmappe-waehlen

Falls gewünscht können Sie noch die Daten und Spalten auswählen:

 

170-Spalten-waehlen

Wählen Sie den eindeutigen Bezeichner (in unserem Fall die ID):

180-Eindeutiger-Bezeichner

Klicken Sie auf Fertig stellen.

Shapes auf dem Zeichenblatt anordnen

Markieren Sie in der Dokumentenschablone das erstellte Shape und ziehen Sie die einzelnen Datenzeilen aus dem Fenster „Externe Daten“ auf das Zeichenblatt.

190-Daten-verknuepfen

Automatische Datengrafik unterbinden

Das Shape wird auf dem Zeichenblatt angeordnet und mit den Daten verbunden. Vor der jeweiligen Datenzeile erscheint ein Link-Symbol:

230-Verlinkte-Daten

Häufig passiert es, dass dem neuen Shape automatische Datengrafiken hinzugefügt werden.

200-Datengrafik-entfernen

Klicken Sie auf Daten > Datengrafiken. Dort wählen Sie Keine Datengrafik und entfernen den Haken bei Nach dem Verknüpfen von Daten mit Shapes anwenden.

210-Datengrafik-entfernen

Achtung beim Aufheben einer Gruppierung

Heben Sie die Gruppierung des Shapes auf, so gehen die Shape Daten und die Verknüpfung der Felder verloren! Sie sollten das Shape also erst gruppieren, wenn keine Änderungen mehr zu erwarten sind.

Fazit

Einfache Datengrafiken lassen sich mit wenig Aufwand und ganz ohne Shape Sheet erstellen.

220-Fertig

Beispieldaten

Sie möchten das an diesem Beisiel testen? Dann laden Sie sich die Beispieldaten herunter (.zip). Achtung: Es wird keine Haftung für das Beispiel übernommen!

Wenn Sie das Beispiel im Ordner C:\Temp\ entpacken, muss nicht einmal die Datenverbindung geändert werden.

Gefällt Ihnen die Anleitung? Dann hinterlassen Sie doch einen Kommentar!

Filed Under: Allgemein

Keinen Artikel zur aktuellen Kanban Serie verpassen?

Tragen Sie sich in den Newsletter ein und Sie bekommen
- eine komplette Einkaufsliste für ein Büromaterial-Kanban
- Layoutvorlagen und Software für den Druck
- mehr Tipps zu Lean Techniken

Spam ist blöd. Mit einem Klick sind Sie wieder draußen!

Disziplean, was soll das?

Ein Blog über Verbesserungen in der Industrie und Produktion? Mit Vorlagen und Tipps zu Lean?
Das ist doch verrückt!

Lust auf mehr zum Thema Lean und OpEx?

Am einfachsten vernetzen wir uns bei LinkedIN.

Ich freue mich über Ihre Kontaktanfrage!

Impressum | Datenschutz

Beliebteste Artikel

  • Dafür ist Excel einfach nicht gemacht
  • PowerShell und Leerzeichen. Es startet nicht? So klappts. Mit einer Verknüpfung und Parametern
  • PowerShell läuft nicht? Mit diesen 5 Tricks schon
  • Poka Yoke Beispiele – auch beim Geldabheben
  • Visio ist zu teuer? Dann schauen Sie sich diese kostenlose Alternative an
  • Eigene Datengrafiken erstellen mit Visio & Excel
  • Mit 10 Regeln zum perfekten Wertstromdesign

Suche

© 2014 - 2023 Roman Ungern-Sternberg · Alle Rechte vorbehalten · Impressum · Datenschutz