Sie haben allerlei Dinge abzulegen, die sie nur selten benötigen. Eine wirkliche Logik innerhalb der Dokumente lässt sich nicht erkennen, oder diese wäre zu kompliziert.

Dann könnte das Noguchi System etwas für Sie sein. Erfunden wurde das ganze vom Japanischen Ökonomen Noguchi Yukio; Es ist simpel und dennoch effektiv.

Die Ablage: In den Umschlag, beschriften, fertig

Das abzulegende Dokument wird in einen B4/C4 Umschlag gesteckt. Vorher schneiden Sie die Verschlusslasche ab, sodass man leichter zugreifen kann.

Der Umschlag wird außen beschriftet und wenn gewünscht nochmals farblich markiert. Dann stellen Sie den Umschlag zu den anderen. Wichtig: Stellen Sie den Umschlag ganz links ins Regal, bzw. ganz nach vorne/oben wenn Sie die Umschläge in einer Box aufbewahren.

Der Zugriff: Suchen und Finden.

Benötigt Sie ein Dokument, blättern Sie die Umschläge durch bis sie es finden. Das scheint ineffizient zu sein, doch bei seltenem Zugriff und nicht allzu vielen Umschläge geht das fix.

Nach der Verwendung stellen Sie den Umschlag ganz nach links oder ganz nach vorne/oben, egal von wo sie ihn entnommen haben.

Die Ablage ist daher nicht alphabetisch sondern nach dem letzten Zugriff geordnet, bzw. ordnet sich selbst danach.

Ganz links bzw. oben/vorne stehen die am häufigsten benutzen Umschläge, ganz rechts bzw. unten/hinten die am wenigsten benutzen.

Gut geeignet für unstrukturierte und selten benutzte Dinge

Doch für was braucht man ein solches System:

• Gut eignet sich das System für Unterlagen, die sich schwer alphabetisch Ordnen lassen bzw. wenn der Umfang nicht allzu groß ist.
• Bedienungsanleitungen liegen häufig noch CDs, Thermoquittungen und andere Unterlagen bei, die sich nur schwer Lochen bzw. abheften lassen. In Umschlägen geht nichts verloren.
• Bei seltenem Zugriff und einer überschaubaren Anzahl Unterlagen kann es effektiver sein alle Umschläge durchzublättern als sich ein Archivierungssystem auszudenken und sich beim Zugriff wieder daran erinnern zu müssen.

Ideal geeignet für ist das System für Betriebsanleitungen und alles was beiliegt(CDs, kleine Ersatzteile, Werkzeug). Die Anleitung zum Umstellen der Küchenuhr braucht man jedes halbe Jahr. Daher wird man sie ziemlich weit links finden. Die Liste mit den Fehlercodes der Waschmaschine dagegen findet man hoffentlich weit rechts.

Bei Preisen von wenigen Cent pro Umschlag ist das System günstig und Ersatz gibt es in jedem Schreibwarengeschäft und natürlich bei Amazon*.

Nicht ideal für den schnellen und häufigen Zugriff

Weniger zufrieden werden Sie mit den Umschlägen, wenn sie die Dinge häufig benötigen: das Befüllen der Umschläge ist nicht besonders schnell. Zudem hat mein keinen Überblick, was sich in den Umschlägen befindet. Es müssen stets alle Umschläge durchgesehen werden.

Für größere Papierarchive und sortierte Unterlagen eignen sich spezielle Systeme wie das von Mappei oder Classei besser. Mappei liefert spezielle Ordnungsmappen, Beschriftungsetiketten und passende Boxen.

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Stephan List beschreibt das System in seinem Toolblog sowie in einem PDF.

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