Bildnachweis: „Spreadsheet“ created by Pham Thi Dieu Linh from the Noun Project. (CC BY 3.0). Database from the Noun Project (Public Domain).

Das Programm Excel hat eine marktbeherrschende Stellung im Bereich Tabellenkalkulation. Von der Einkaufsliste einer Familie bis zur Steuerung von Produktionsaufträgen im Millionenbereich wird damit fast alles gemacht.

Doch nicht überall wo das Programm eingesetzt wird, ist es auch sinnvoll. Im zweite Artikel der Serie über Lean und Software geht es um den sinnvollen Einsatz der Tabellenkalkulation.

Excel und die Vorteile

Excel liefert schnelle Ergebnisse. Ja und nein. Sie können in einer halben Stunde eine ganz ansehnliche Tabelle inklusive Auswertung zusammenbauen. Es ist viel Handarbeit und geklicke dabei, doch wenn Sie die Auswertung nicht allzuoft brauchen wird es oft nicht schneller als in Excel gehen.

Sind Ausnahmen in den Daten dabei ist das mit Excel leicht zu lösen. Sie löschen den Datensatz oder die unpassende Information einfach. Datenintegrität hin oder her.

Die Bedienung von Excel ist bekannt. Jeder hat schon einmal mit Excel gearbeitet und die grundlegenden Funktionen beherrscht man schnell. Aufgrund der Verbreitung bildet das Programm eine Basis für Kommunikation und gemeinsames Arbeit. Oder haben Sie schon einmal jemanden gehört, der sagt:

„Ich schicke Ihnen dann mal einen SQL Export aus der Datenbank, da sind alle Bestellpositionen aufgelistet“

Excel arbeitet visuell. Das heißt man sieht was man macht, wo die Daten sind und wie sie zusammengesetzt werden. In einer stark normalisierten Datenbank ist das abstrakter. Die meisten Einträge in einer Tabelle bestehen nur noch aus Schlüsseln, man muss Abfragen programmieren etc.

Für kleinere Datensätze und einfache Tabellen kann Excel ähnlich wie eine Datenbank funktionieren. Legt man eine Tabelle an können die Daten gefiltert und ausgewertet werden. Mit dem SVERWEIS lassen sich sogar einfache Abfragen, ähnlich einem Join, durchführen.

Komplexere Auswertungen lassen sich mit Pivot Tabellen machen. Ich gebe zu, dies geht über das Anfängerlevel hinaus doch lässt sich nach etwas Übung auch hier ein ansehnliches Ergebnis zusammenstellen. Dies von Hand zu Programmieren ist doch recht aufwändig.

Einer der großen Bonuspunkte ist die Programmierbarkeit mittels Makros. Dies führt manchmal zu verrückten Stilblüten, doch mit Makros lassen sich Abläufe automatisieren. Einmal geschrieben erleichtert das Makro also die tägliche Arbeit. Mit dem Makro Recorder wird diese Arbeit sogar unterstützt.

Excel und die Nachteile

Genug des Lobes, das Programm ist für viele geeignet, doch nicht für alle. Excel ist keine Datenbank und genau daraus resultieren auch viele der Einschränkungen.

Es geht zwar, dass mehrere Benutzer an einer Datei arbeiten, doch so ganz einfach ist auch das nicht.

Daten und Layout sind miteinander verbunden. Eine Sünde in sauberer Programmierung. In Datenbanken sind Daten und deren Darstellung strikt getrennt. Daher lassen diese sich in unterschiedlichsten Formen darstellen: Als Druckliste, CSV und natürlich auch als Excel Tabelle.

Datenbanken erlauben durch die Abfragesprache (z.B. SQL)  komplexe Abfragen, denn genau dafür wurden sie erfunden. Mit SQL ist so etwas (leicht) möglich:

„Zeige alle Kunden, die eine Postleitzahl von 12*** besitzen, in den letzten 12 Monaten für mehr als 100 Euro eingekauft haben (dazu bitte die einzelnen Bestellungen aufsummieren) und bei denen der letzte Werbekontakt mehr als 16 Werktage zurückliegt“

Sicher, irgendwie schaffen Sie das mit Excel auch. Doch Datenbanken sind darin einfach besser. Die Daten sind zudem stark typisiert. Das bedeutet, dass genau beschrieben ist, was in einem bestimmten Feld eingetragen werden kann und was nicht. Z.B. können Sie in einem Feld vom Typ ‚Kommazahl‘ nur eine Zahl eintragen. Praktisch bei einer Preisliste. In Excel kann man in jeder Zelle eintippen was man will und den Datentyp leicht ändern.

Die Auswertungen in Datenbanken sind viel schneller. Weil sie eben dafür gemacht wurden große Datenmengen auszuwerten. Auch bei mehreren Millionen Einträgen laufen Datenbanken noch stabil.

Eine Datenbank bietet zudem Überprüfungen zum Erhalt der Datenintegrität an. Wollen Sie zum Beispiel einen Kunden löschen, dieser hat aber verknüpfte Rechnungen, kann dies vom System verhindert werden. Wäre auch fatal, wenn Sie Rechnungen haben ohne zu wissen, wer diese zu bezahlen hat.

Datenbanken sind standardisiert. Sie vergeben für die einzelnen Tabellen und Datenfelder eindeutige Namen. Genauso erhält jeder Datensatz einen eindeutigen Schlüssel (z.B jeder Kunde eine Kundennummer). Dann können Sie diese Daten exakt ansprechen. Es ist etwas komplizierter ein neues Feld einzufügen als in Excel, aber die Daten bleiben konsistent.

Dafür ist es nicht gemacht worden: Prüfen Sie bei genau, ob Excel das Richtige ist.

Die Checkliste vergleicht Excel mit einem einfachen Datenbanksystem wie Access. Bitte verwechseln Sie Access nicht mit „richtigen“ Datenbanken wir Oracle oder Microsoft SQL Server. Das ist nochmals eine ganz andere Liga! Komplexer zu verwalten, aber auch mächtiger.

1. Sie wollen gewisse Daten schützen und Benutzerrechte vergeben? Z.B. soll jeder in der Tabelle Mitarbeiter den Namen sehen können, nicht aber das Gehalt. Bearbeiten dürfen diese Daten nur Mitarbeiter in der Personalabteilung.
2. Sie wollen häufig dieselben Aktionen ausführen. Z.B. eine Auflistung der Top Verkäufer am Ende des Monats. Dies soll automatisch geschehen, auf Knopfdruck und ohne, dass Sie von Hand etwas machen.
3. Sie möchten komplexe Abfragen auf den Daten ausführen. Z.B. Alle Produkte in deren Stückliste ein bestimmtes Teil x-mal vorkommt.
4. Mehrere Benutzer müssen gleichzeitig an den Daten arbeiten, z.B. Kundendaten pflegen oder Bestellungen eingeben.
5. Sie möchten verschiedene Ansichten der Daten, z.B. eine Eingabemaske für einen Neukunden, eine tabellarische Übersicht aller Kunden und eine druckbare Etikettenliste nur mit der Anschrift? Auch hier tun Sie sich mit einer Datenbank oft leichter.

Voraussetzung für den Einsatz von Datenbanken ist, dass Sie ein Grundverständnis davon haben. Ohne dies wird es anfangs doch recht schwierig.

So gut wie alle Web Anwendungen und alle ERP Systeme basieren auf Datenbanken. Vor allem wenn man die Daten in verschiedenen Anwendungen nutzen will sind Datenbanken die erste Wahl.

Fazit: Der Anfang ist schwer, doch es lohnt sich oft

Treffen ein oder mehrere Punkte aus der Checkliste auf Ihren Anwendungsfall zu sollten Sie ernsthaft über den Einsatz einer Datenbank nachdenken. Ja, die Lernkurve ist zu Beginn steiler als bei Excel doch es ist wie der Übergang von handgeschriebenen Listen zu Excel. Am Anfang ist der Aufwand hoch, doch es zahlt sich aus.

Haben Sie Erfahrungen mit dem Wechsel von Excel zu einer Datenbank?