Wie letzte Woche angekündigt möchte ich ein Kanban System für unter 100 Euro zusammenstellen. Und zwar absichtlich für Büromaterial.

Kanban beim Büromaterial, das ist doch Verschwendung. Das lohnt sich doch nicht! Sie werden jetzt vielleicht denken:

• Wir haben viel größere Baustellen als die paar Bleistifte.
• Wir sind viel zu klein für so etwas. Den ganze Aufwand, der damit verbunden ist kann sich nur ein Konzern leisten.

Das mit den größeren Baustellen mag stimmen, doch es lohnt sich trotzdem.

Büromaterial-Kanban ist wie ein Seminar. Nur echt & sinnvoll.

Nehmen wir an, Sie haben noch keine großen Erfahrungen mit dem Werkzeug Kanban und der Lean Philosophie.Was macht man dann üblicherweise? Richtig, ein Seminar dazu besuchen. Doch wie schon so oft erwähnt, Kanban ist nur ein Werkzeug. Die Prinzipien können Sie sich schnell im Internetoder einem Buch nachlesen.

Die wirkliche Umstellung muss in den Köpfen stattfinden. Wenn Sie diese Umstellung beim Büromaterial hinbekommen (nicht die technische, sondern die im Team), dann schaffen Sie das auch in anderen Bereichen. Den technischen Bereich will ich Ihnen mit dieser Serie abnehmen, das mit dem Team können nur Sie selbst schaffen.

Doch warum nun mit dem Büromaterial anfangen?

Es ist ungefährlich

Lieber machen Sie schneller Fehler und lernen daraus, als nicht anzufangen. Viele Fragen klären sich am Beispiel besser als in der Theorie:

• Wie berechne ich den Sicherheitsbestand?
• Welche Prozesse muss ich ändern?
• Wer ist daran beteiligt?

Ich gebe zu, wenn kein Papier mehr vorhanden ist, ist es wirklich schlecht (und der Kanban-Kreis falsch dimensioniert). Doch fehlende Stifte lassen sich besser überbrücken als Baugruppen für die Endprodukte. Zudem ist mit dem „Heute bestellt – morgen bei Ihnen“ Motto der meisten Händler die Wiederbeschaffungszeit kurz. Ideal für Kanban.

Jeden Fehler den Sie bei der ersten Einführung machen ersparen Sie sich später.

Man kann es leicht und schnell umsetzen

Büromaterial-Kanban lässt sich leicht umsetzen. Sie haben einige wenige Lagerorte. Häufig jemand aus dem Sekretariat der für Nachschub sorgt, sowie die Mitarbeiter, die es zu trainieren gilt.

Die Anzahl der Artikel sollte höchstens dreistellig sein. Bei der Aufnahme aller Artikel  könnten Sie gleich mal darüber nachdenken, ob Sie wirklich 4 verschiedene Farben an Textmarkern brauchen.

Sie haben normalerweise keine Anbindung an ein ERP System (zum Glück). Es müssen also keine Schnittstellen programmiert werden oder Anpassungen am System vorgenommen werden. Das beschleunigt die Umsetzung und Sie können sich noch besser auf die Mitarbeiter konzentrieren.

Das gibt es doch schon von extern? Oder: Sind Sie bereit für Lean?

Sie werden vielleicht denken „Roman, das ist Unfug, da gibt es doch schon einige Firmen, die das anbieten, in Deutschland und der Schweiz“.

Klar gibt es die und keine Frage, die machen das sicher super. Doch sehen Sie das Projekt mehr als kostenloses Seminar zum Thema Lean Einführung. Zudem bleiben Sie unabhängig von einem Hersteller. Das ist wie in der Schule: Wenn Sie dem Lehrer zusehen, wie er das macht ist alles klar. Doch wenn Sie dann selbst ran müssen, klappt es doch nicht mehr ganz.

Ohne großes Risiko und mit kleinem Geldeinsatz probieren Sie 5S und Kanban aus. Der größere Test ist jedoch die Akzeptanz der Mitarbeiter. Gibt es viele Widerstände? Dann sind Sie froh, diese am Kopierpapier und nicht am Kundenprodukt gelöst zu haben. Gab es wenige Widerstände? Dann sind Sie auf bereit für Lean.

Einsparungen

Auch wenn es ein noch so gutes Training ist, es sollte nicht nur Spaß machen 🙂 sondern auch einen positiven Effekt haben. Sie sparen bei:

Einem Seminar. Weil es so übersichtlich ist, ganz ohne ERP Anbindung und man den Effekt sofort sieht ist es wie eine Seminar. Doch bei Ihnen im Betrieb mit realen Mitarbeitern. Keine Simulation die bald vergessen ist. Selbst wenn Ihre Bestände durch Kanban nicht sinken, der Lerneffekt war es allemal wert.

Bestände. Zugegeben, die Kapitalbindung ist nicht so hoch. Doch wenn immer genug vorhanden ist werden die Mitarbeiter keine „Zwischenlager“ am Schreibtisch mehr aufbauen und dem System vertrauen. Das ist nicht nur bei Stiften sondern auch beim teuren Baugruppen wichtig.

Zeit. Die werden Sie sparen. Ein Bestellvorgang geht innerhalb von Minuten. Alle wichtigen Informationen(ArtikelNr, Menge, Lagerort etc.) sind sofort verfügbar. Sie suchen einmal den passenden Toner für den Drucker heraus und das war’s.

Nerven. Sie dürfen nicht vergessen Papier zu bestellen und Herr Müller wollte noch neues Klebeband. Ein Kanban System „merkt“ sich so etwas für Sie. Der Kopf bleibt frei für wichtigere Dinge.

Alles toll, aber warum macht man es dann nicht?

Büromaterial Kanban gibt es, ab und zu. Zum Beispiel bei Volkswagen, Jürgen Kurz dem CETPM oder ROS aus Coburg.

Doch wenn man die Anzahl an Büros in Deutschland betrachtet, erscheint mir die Anzahl verschwindend gering. Ja, es gibt coolere Bereiche und es bringt keine Quantensprünge in der Produktivität, doch ein Unternehmen das sich Lean auf die Fahne geschrieben hat müsste auch das Büromaterial schlank organisieren, oder?

Vielleicht täusche ich mich auch, alle machen es und keiner spricht darüber. Dann freue ich mich auf einen Kommentar.

Das bisschen Papierkram, es scheint Anfangs so simpel, doch man muss dann doch an allerlei Details denken:

• Wie sehen die Kanban Karten aus?
• Wie bedrucke ich diese?
• Woher bekomme ich all diese Dinge?
• Wie zeige ich das den Kollegen am besten?

Um sich das alles zu überlegen braucht man lange. Diese Zeit müsste man dann erst einmal wieder einsparen. Da gebe ich zu: Dann lohnt es sich meist nicht mehr. Jetzt sind die Kosten wirklich zu hoch. Doch erstens müssen Sie sich diesen Aufwand für Ihr erstes Kanban Projekt immer machen, es ist also mehr eine Investition in die Zukunft. Zweitens will ich Ihnen mit dieser Serie viele der Fragen schon beantworten.

Lernen Sie nächste Woche die Komponenten des Büromaterial Kanban kennen. Sie wollen keinen Artikel der Serie verpassen? Dann melden Sie sich beim Newsletter an.

Bildquelle: Pexels.