Plan, Do, Check, Act – das klingt ganz einfach. Gesagt, gemacht. In der Theorie sieht das alles so leicht aus.

PDCA, auch bekannt als Demingkreis ist eine Methode zur Problemlösung. Zuerst wird das Problem analysiert (plan), dann wird eine Lösungsidee an einem kleinen Beispiel mit wissenschaftlichen Methoden getestet (do). Anschließend wird diese Idee gegen die zu Beginn festgelegten Ziele geprüft und ggf. angepasst (check). Wenn alles funktioniert hat, wird die Idee im gesamten Betrieb angewandt (act).

Um den so erreichten Fortschritt zu sichern wird ein neuer Standard festgeschrieben. Der Standard als Keil hindert bildlich gesprochen das Rad des Fortschritts daran, den Berg wieder hinunter zu rollen.

Irrtümer

Sie haben eine Buch oder einen Beitrag über PDCA gelesen. Da klingt das wie ein Fahrradausflug. Sie setzten sich auf das Rad und mit jedem Tritt geht es den Berg hinauf. Mit jedem Tritt wird der Prozess besser. Zurück rollen Sie nicht, dank der Bremsen bzw. dem neuen Standard.

Doch so leicht ist es nicht, auf dem Weg gibt es allerlei Hürden.

Es geht schnell

Sie müssen nur einen kleinen Versuch machen. Sobald dieser erfolgreich ist, wird der neue Prozess in der ganzen Firma ausgerollt. Und weiter geht es zur nächsten Verbesserung. Doch selbst wenn der Versuch erfolgreich ist, bis sich die Verbesserung überall durchsetzt gibt es noch viele Widerstände:

• Es sind doch nicht alle Stationen exakt gleich. Anpassungen werden notwendig.
• Die nicht involvierten Mitarbeiter haben eigene Ideen und Vorschläge
• Es kommen noch technische Probleme hinzu, …

Der Standard bleibt von selbst

All diese Probleme sind überwunden, den Mitarbeitern wurde das gezeigt und der neue Standard festgelegt. Jeder sollte jetzt danach arbeiten können. Doch mit neuen Standards ist es oft wie mit Neujahrsvorsätzen: Im Januar klappt es noch ganz gut, im März macht man es wieder wie letztes Jahr:

• Die neue Methode ist komplizierter und sie geht nicht so leicht von der Hand die die bekannte Methode
• Manche Dinge funktionieren doch nicht wie gedacht, es klappt einfach nicht

Sie machen das alleine

Sie sind Qualitätsmanager und Verantwortlich für PDCA. Also machen Sie sich an die Arbeit und Verbessern die Prozesse der Mitarbeiter. Sie haben viele Ideen und es muss jetzt schnell umgesetzt werden. Dank Ihrer Erfahrung aus anderen Unternehmen wissen Sie genau, was funktioniert und was nicht. Dann machen Sie sich darauf gefasst, dass:

• Es oft doch nicht so funktioniert
• Die Mitarbeiter manche Maßnahmen vielleicht sogar boykottieren, weil niemand gefragt hat was sie dazu sagen
• Der neue Standard nicht gelebt wird, auch wenn er im Handbuch steht

Tipps für die Praxis

Was können Sie tun, um es in der Praxis besser zu machen. Ein paar Tipps.

Denken Sie an sich

Nicht egoistisch, sondern daran, wie Sie es gerne hätten. Sie sind ein fortschrittlicher Mensch und freuen Sich über Neuerungen. Sie freuen sich auch, wenn nach dem Wochenende Ihr Arbeitsplatz ganz anders aussieht, weil das angeblich „besser“ ist. Da hätte man auch mal Fragen können!

• Nur weil Sie sich lange mit der neuen Situation auseinandergesetzt haben, wissen die Mitarbeiter noch nichts davon.
• Wie möchten Sie, dass Veränderungen in Ihrem Umfeld besprochen werden?

Rückschläge einkalkulieren und honorieren

Wenn jedes Experiment nach Plan geht, dann ist es kein wirkliches Experiment. Man kann schlicht nicht alles im Voraus wissen. Wirklich Neues entsteht dann, wenn man aus den Fehlern lernt. Werden Fehler und Misserfolge als „Scheitern“ und „Unfähigkeit“ gewürdigt, dann war’s das bald mit den Experimenten in Ihrer Firma. Daher:

• Je schneller Sie scheitern, desto schneller werden Sie besser
• Fördern Sie auch innovative Experimente
• Schätzen und loben Sie „kluge Fehler“

Teams formen

Sie werden vielleicht alleine starten, doch das kann nicht das Ziel sein. Mit PDCA wollen Sie die ganze Firma erreichen. Jeder kennt sich in seinem Bereich am besten aus und weiß was es zu verbessern gilt:

• Helfen Sie den Mitarbeitern bei ihren Experimenten
• Räumen Sie die Hindernisse aus dem Weg, die Ideen kommen von alleine, wenn man Sie wertschätzt

Denken Sie daran: PDCA ist ein Marathon, kein 100-Meter-Lauf.

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