Nach einem Waschtag(Muda) und dem Besuch der Schwiegereltern(5S) geht es heute bei der Domestic Lean Goddess um das Wecken der Kinder und Prozessverbesserung.
Auch hier werden wieder Lean Techniken angewandt. Diesmal PDSA, das steht für Plan, Do, Study, Act, auch bekannt als Deming Kreis. Edward Deming ist einer der Väter des modernen Qualitätsmanagements. Er bezieht sich bei dem Kreis auf Walter Shewhart.
Oft findet man anstatt PDSA auch PDCA. Hier wird Study wird durch Check ersetzt.
Doch was beinhalten die vier Schritte genau?
Plan – Planen der ersten Schritte
Wo wollen Sie hin? Eine Senkung der Durchlaufzeit? Weniger Handgriffe? Weniger Fehler oder mehr Ordnung? Legen Sie zuerst fest was Sie eigentlich erreichen wollen. Ziele sollten Smart sein. Das steht für
- Spezifisch. So präzise wie möglich.
- Messbar.
- Akzeptiert. Das Ziel muss gewollt sein.
- Realistisch. Es kann anspruchsvoll, aber es muss auf jeden Fall möglich sein.
- Terminiert. Ohne Termin ist es endlos und schwer umzusetzen.
“I tell this story to illustrate the truth of the statement I heard long ago in the Army: Plans are worthless, but planning is everything” [Dwight D. Eisenhower]
Doch planen Sie nicht zu viel. Denn der nächste Schritt ist bei dieser Trial & Error Methode viel wichtiger:
Do – Tun Sie etwas. Im Kleinen und schnell
Sie haben zehn Arbeitsplätze und wollen diese umgestalten? Dann fangen Sie mit einem an. Und auch dort erstmal günstig.
Zum Beispiel mit Pappmodellen wie sie von Beewatec oder Asstec angeboten werden oder einfachen Hilfsvorrichtungen. Häufig sieht man bei der Ausführung, dass es anders doch besser ist. Rapid Prototyping eben.
Nach den Änderungen geht es wieder an den Schreibtisch:
Check/Study – Prüfen Sie die Ergebnisse
Messen Sie die Zeit vorher und nachher oder zählen Sie die Bewegungen. Hier merken Sie, warum man die Änderungen erstmal im Kleinen gemacht hat.
Je früher ein Fehler entdeckt wird, desto günstiger lässt er sich korrigieren. Genauso ist es auch mit Änderungen. Hätten Sie die neue Halterung an allen Werkbänken installiert um dann festzustellen, dass sie nicht passt wäre es sehr teuer. Besser der Fehler wird nur an einer Werkbank gemacht.
Denn auch mit noch so guter Planung, nicht jeder Fehler lässt sich vermeiden.
Act – Handeln im großen Stil
Jetzt geht es ans Eingemachte. Sie haben Ihre Idee verifiziert und wissen, dass sie funktioniert. Die Fehler die Sie gemacht haben sind eliminiert.
Setzten Sie die Idee im Großen um. Da Sie schon Erfahrung im Test gesammelt haben geht jetzt weniger schief.
Soweit zur Theorie – jetzt zur Praxis mit der Lean Goddess und wie sie die Methoden einsetzt.
Lean Goddess – Pünktlich zur Schule
Im Video geht es diesmal um den Morgen einer Familie. Die Kinder sind oft zu spät in der Schule. Die Lean Goddess will helfen, dies verändern.
„All Improvement takes change, but not all change is improvement” Domestic Lean Goddess
Laut Lean Goddess gibt es drei Methoden mit denen man üblicherweise versucht Dinge zu verbessern:
- “If it is not broken, don’t fix it.” Diese Methode braucht am wenigsten Kraft und Mühe. Hat aber auch oft das schlechteste Ergebnis. Wer nichts tut verändert eben oft auch nicht viel. Und da es etwas zu verändern gibt ist die Methode hier unpassend.
- Klassische Forschung. Die Ergebnisse sind zuverlässig und methodisch korrekt ermittelt. Nachteil ist, dass es häufig lange dauert, teuer und kompliziert ist.
- Die dritte Methode ist Trial & Error. Darauf basiert auch PDSA. Das ist spontan, flexibel und wird direkt mit den Menschen vor Ort durchgeführt. Die Ergebnisse mögen nicht auf alle Situationen übertragbar sein, dafür lassen sie sich im konkreten Fall schnell realisieren und bringen Erfolge.
Sammeln Sie bei den Versuchen relevante Informationen. Relevant ist wenn Sie es trotz einem Fehler beim nächsten Mal besser machen können.
Dazu noch ein paar Tipps:
- Keep it simple. Machen Sie es nicht so kompliziert. Lieber einen Fehlerversuch zu viel als gar keinen Versuch.
- Ändern Sie die Tests ab.
- Testen Sie oft.
- Halten Sie Ihr Ziel schriftlich fest. Was wollen Sie erreichen und wie können Sie dies messen. Hier ist die Verbesserung die Pünktlichkeit und die Anzahl der „negative parental interventions“, besser bekannt als Streitereien in der Früh.
- Messen Sie. Denn nur so können Sie eine Verbesserung feststellen.
Was hat die Familie versucht um pünktlich in der Schule zu sein? Schauen wir uns die Versuche an, die sie unternommen haben.
1. Versuch: Früher aufstehen.
Gleich vorneweg: Das hilft nicht. Die Prozesse wurden nicht geändert, alles bleibt beim Alten. Jetzt wird eben nur noch länger getrödelt.
2. Versuch: Frühstück am Ende, bevor man in die Schule geht.
Nach einer „Prozessanalyse“ wurde das Frühstück als letzte Station festgelegt, denn:
Die Dauer des Frühstücks schwankt nur gering. Wenn das Frühstück rechtzeitig begonnen wird ist man am Ende meist auch pünktlich.
Das ist ein guter Ansatz, doch wird immer noch häufig nicht rechtzeitig mit dem Frühstück begonnen.
3. Versuch: Kleidung am Tag vorher bereitlegen
Eine gute Idee. Denn das Raussuchen braucht lange und mit verworrenen Gedanken in der Früh wird das nicht besser.
Also wird die Kleidung schon am Vorabend herausgesucht und bereitgelegt. Doch wichtig ist: Man muss dann auch anziehen was man rausgelegt hat. Dies hat im Film nicht besonders gut geklappt.
Daher zum letzten Versuch:
4. Versuch: Die Leistungsbelohnung
Wenn man die rausgelegten Kleidung anzieht, dann ist man mit großer Wahrscheinlichkeit auch pünktlich. Der Zusammenhang ist gefunden. Mit der Belohnung für korrektes Verhalten wurde auch die Umsetzung der Idee verbessert.
Das Video
Gesunder Menschenverstand
Viel mehr ist ein solcher Demingkreis nicht, im Video werden die Hürden gut gezeigt. Mehr Beispiele von solchen Verbesserungen gibt es beim National Center for Health in Public Housing. Der Catalog of PDSA Examples(.doc) zeigt viele kleine Verbesserungsprojekte in Krankenhäusern.
Nutzen Sie den PDCA Zyklus explizit, z.B. mit einer Vorlage?
Bildquelle: Pixabay